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我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中,為了保持名稱的一致性,利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。
1.在Sheet2中,將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分別輸入不同列中,建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。
2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列),在“名稱”欄內(nèi),輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后,按“回車”鍵進行確認。
仿照上面的操作,將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……
3.切換到Sheet1中,選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列),執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標簽中,單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕,選中“序列”選項,在下面的“來源”方框中,輸入“工業(yè)企業(yè)”,“商業(yè)企業(yè)”,“個體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開),確定退出。
再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列),再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,選中“序列”選項后,在“來源”方框中輸入公式:=INDIRECT(C1),確定退出。
4.選中C列任意單元格(如C4),單擊右側(cè)下拉按鈕,選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4),單擊下拉按鈕,即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。
提示:在以后打印報表時,如果不需要打印“企業(yè)類別”列,可以選中該列,右擊鼠標,選“隱藏”選項,將該列隱藏起來即可。