員工檔案怎么管理 員工檔案管理辦法介紹

凌鵬人事檔案管理系統(tǒng) V8.0.1 免費版

• 類型：行業(yè)管理大�。�15.9M語言：中文 評分：5.0
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員工檔案怎么管理？這是不少從事人事管理的朋友都比較關注的一個問題，本節(jié)內容小編就為大家?guī)�來員工檔案管理辦法介紹，有需要的朋友趕緊來看看吧！

員工檔案管理辦法介紹

目的為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對員工成長過程的動態(tài)跟蹤管理，特制定本規(guī)章。

2  范圍

公司針對所有員工的管理工作均應遵照本辦法執(zhí)行。

3解釋

人事管理檔案：指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等項的資料。

4  權責

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責，各人力資源派駐機構或人員應在其指導下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門負責收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級部部長（含）以上的領導在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權調閱。

5  工作內容

5.1人事檔案

5.1.1人事檔案的調轉

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內將人事檔案轉入公司。

5.1.1.2人力資源有義務協(xié)助員工辦理人事檔案調轉手續(xù)。

5.1.2 人事檔案的管理

人力資源部負責按照國家有關法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對員工的人事檔案進行更新、整理。

5.2 人事管理檔案

5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1 人事管理檔案應在員工到職一周內，由所在部門負責將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過，正式錄用時將其人事資料移交人力資源部。

5.2.1.2 人力資源部對移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類目錄》進行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時向相關單位和人員追索，以確保人事檔案的真實與完整。

5.2.1.3 對營銷人員、送貨員、外派財務人員等特殊崗位的人員應收取學歷證原件；對外派財務人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱證原件；對營銷人員及非總部財務人員同時需收取擔保文件。

5.2.1.4 收取員工相關證件時，應向對方出具收據(jù)（一式二份），一份交對方，一份存入檔案袋（盒）查驗。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。

5.2.1.6 檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。

5.2.2   人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調整、職務異動等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應及時協(xié)助人力資源部整理相關資料。

5.2.2.2員工調任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時,除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。

5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤后，應參照5.2.1.5條款規(guī)定交檔。

5.2.3人力資源部本著對員工負責的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關規(guī)定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關規(guī)定統(tǒng)一保管。

5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復印管理5.3.1 有下列情形之一時，方可查、借閱人事（管理）檔案：

a.了解所屬員工基本情況；

b.員工晉升、降職；

c.員工獎懲；

d.員工調動。

5.3.2查、借閱及復印人事（管理）檔案的手續(xù)5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續(xù)

a.須查閱人員（管理）檔案時，查閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。

b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內完成；不準將有關資料私自帶出或復印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續(xù)

a.須借閱人員（管理）檔案時，借閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準權限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。

b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準私自復印或轉借他人。

c.借閱檔案人員應按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索。

d.歸還檔案時，檔案管理人員應依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e. 因工作需要確需調閱員工人事檔案的,由人力資源部負責與(b)聯(lián)系。

5.3.2.3確因工作需要，要求復印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經(jīng)人力資源部長核準方可進行。

5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復印者，應注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀范圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。

5.4   離職人員檔案的處理

5.4.1 退檔手續(xù)的辦理

離職人員持經(jīng)核準的《離職(調動)交接表》到檔案室辦理。

5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。

5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應提出書面申請，經(jīng)所屬一級部部長或單位負責人批準。

5.5.2證件借出期限最長為二個月。逾期未歸還者，按每個證件20元/天計算罰金，罰金從押金中扣除。

5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應詳細記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。

5.6 檔案的統(tǒng)計、清點

5.6.1檔案管理員應及時將人事信息歸檔，及時記錄，及時錄入微機，保證實存檔案信息與微機存儲信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進行月度匯總。

5.6.3每年一月份，對檔案進行年度清點。統(tǒng)計上年度歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機存儲數(shù)據(jù)校對，要求二者一致。

5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.       已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調動)交接表》中核準的日期為依據(jù)計算；b.       未辦理離職手續(xù)但實際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據(jù)開始計算。

5.6.5 每年三月份，對上年度已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進行銷毀。

5.7 本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。

6. 相關表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》

6.2 《人事管理檔案分類目錄》

6.3 《人員薪資/異動變化記錄表》

6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》